Vous êtes plusieurs à nous demander quels sont les outils de base en gestion de projet, c’est-à-dire ceux que tout le monde devrait connaître, peu importe la taille et le secteur de son entreprise.
Découvrez, dans cette vidéo capsule avec Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet, et Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet, les outils clés pour propulser votre gestion de projet!
4 outils clés en gestion de projet
L’un des outils indispensables de la gestion de projet est la fiche de projet. Essentielle pour bien démarrer un projet, la fiche de projet permet de lancer chaque projet de façon claire et efficace, tout en gardant en tête la vision de l’entreprise. Nous vous avons d’ailleurs partagé notre modèle de fiche de démarrage de projet dans notre vidéo sur les étapes en gestion de projet.
Une fois que l’on a toutes les informations du projet en main, c’est le moment de le découper en étapes. L’outil à privilégier ici est la structure de découpage de projet (SDP), aussi appelée Work Breakdown Structure (WBS). L’objectif de cet outil est de séparer le projet en lots de travail (buckets).
Concrètement, la structure de découpage de projet ou la WBS procure une meilleure estimation du projet en matière de durée, d’efforts, de ressources et d’échéancier. Mais pour y parvenir, nous vous conseillons d’utiliser la force de l’équipe pour bénéficier des expertises de chacun.
« En impliquant notre équipe de projet dans la structure de découpage, on va peut-être voir un risque ou qu’on n’atteindra pas la qualité en réalisant le projet de telle manière. On peut alors changer notre méthode de travail. »
Claude Palmarini, PMP, SAFe Agilist, directrice, Formations, GPBL Penser Projet
Téléchargez notre modèle de structure de découpage (WBS)
Pour vous fournir une base solide dans l’estimation du budget, des rôles et des responsabilités de vos projets, nous vous offrons un bel exemple de structure de découpage (WBS).
Obtenez gratuitement cet outil fonctionnel et adaptez-le à votre réalité. C’est simple et ça marche vraiment!
Grâce à notre outil facilement personnalisable, vous aurez entre les mains tout ce qu’il faut pour mieux estimer vos projets et mobiliser vos équipes dans leur réalisation.
Un outil pratique et gratuit est à votre disposition!
Une fois les grandes étapes du projet définies en lots, les membres de l’équipe pourront, selon leurs champs de compétences, « exploser » chaque lot en plusieurs tâches bien définies avec une estimation du temps pour chacune. C’est ainsi que l’on obtient une vision globale et réaliste du projet.
Par la suite, on pourra établir la matrice RACI (responsable, approuver, consulter et informer) pour déterminer clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. Encore une fois, cet outil indispensable de la gestion de projet se veut à la fois un outil de planification et de communication, puisqu’il contribue à rallier toutes les parties prenantes du projet (bien au-delà de l’équipe). Vous pouvez obtenir notre exemple de matrice RACI et l’adapter à votre contexte de projet.
Sans oublier le plan de communication, un puissant levier de réussite pour vos projets! Cet outil encadre la manière dont les informations importantes seront transmises aux diverses parties prenantes tout au long du projet. Un must pour maintenir l’engagement de tous dans le projet! Nous vous donnons accès à notre modèle de plan de communication projet pour simplifier vos communications dans le cadre de vos projets.
La structure de découpage de projet : un outil de communication
Plus qu’un outil d’estimation, la structure de découpage de projet (WBS) devient aussi un précieux outil de communication et de suivi. En partant du « produit » final visé, les membres de l’équipe sont appelés à s’impliquer dans la recherche de solutions pour y arriver le plus efficacement possible.
Cet exercice, effectué au démarrage du projet, favorise la participation de tous au découpage du projet, afin de visualiser ensemble les livrables attendus ainsi que les différentes tâches à accomplir. Et on sait tous qu’une équipe mobilisée et engagée en vaut deux!
EN RÉSUMÉ
Le découpage de projet permet de voir concrètement le travail à faire ainsi que le temps et les ressources nécessaires. Bref, on découpe en équipe pour mieux estimer et avoir moins de risques d’oublis!
Téléchargez notre modèle de structure de découpage (WBS)
Pour vous fournir une base solide dans l’estimation du budget, des rôles et des responsabilités de vos projets, nous vous offrons un bel exemple de structure de découpage (WBS).
Obtenez gratuitement cet outil fonctionnel et adaptez-le à votre réalité. C’est simple et ça marche vraiment!
Grâce à notre outil facilement personnalisable, vous aurez entre les mains tout ce qu’il faut pour mieux estimer vos projets et mobiliser vos équipes dans leur réalisation.
Un outil pratique et gratuit est à votre disposition!