Au cœur de tout projet, quelle qu’en soit l’envergure, les rôles et responsabilités occupent une place importante. Une bonne identification des personnes responsables de chaque étape, activité ou livrable peut faire toute la différence et ajouter de la valeur à vos projets clients ou internes.
Découvrez ce qu’il faut absolument savoir sur l’implantation d’une matrice RACI dans cette vidéo synthèse avec Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet, et Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet.
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Et référez-vous aux règles d’or de l’implantation d’une matrice RACI au bas de cet article pour éviter des faux pas et des erreurs coûteuses!
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Qu’est-ce qu’une matrice RACI?
La matrice RACI (responsable, approuver, consulter et informer) est un outil de planification et de communication qui permet de déterminer clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe.
C’est aussi un outil qui se révèlera fort utile, puisqu’il sera possible de savoir exactement à qui s’adresser pour obtenir des réponses précises. On réduit donc les pertes de temps et les frustrations qui peuvent survenir en cours de projet.
« La matrice RACI gagne à être adaptée au contexte de l’entreprise. En fait, en gestion de projet, on doit toujours être flexible. La matrice RACI reste un outil. Il faut juste s’assurer que le R, par exemple, veuille dire la même chose pour tout le monde dans l’organisation. »
Claude Palmarini, PMP, SAFe Agilist, directrice, Formations, GPBL Penser Projet
Les 3 étapes pour mettre en place une matrice RACI
La première étape consiste à lister tout ce qui doit être fait dans le cadre du projet, c’est-à-dire l’ensemble des activités et des tâches.
Il faut ensuite identifier les parties prenantes de ce projet. Au-delà de l’équipe de projet, cela peut notamment inclure des experts que l’on souhaite consulter à l’externe pour appuyer le projet ou encore des groupes que l’on désire informer de l’avancement des travaux.
Une fois ces deux étapes complétées, on a tout ce qu’il faut sous la main pour bâtir un tableau dynamique détaillant qui est responsable (R), qui doit approuver (A), qui doit être consulté (C) et qui doit être informé (I).
Les règles d’or d’une matrice RACI
La première règle – et non la moindre! : un seul responsable (R) par activité ou par tâche! Il ne peut pas y avoir deux ressources imputables pour un même livrable. Si l’on doit collaborer avec plus d’une personne pour une activité ou une tâche donnée, alors il y aura un R et plusieurs C.
Toujours en ce qui concerne les responsabilités, il est essentiel d’assurer une bonne distribution de R pour ne pas tout concentrer autour de la même personne. Cela met toute la responsabilité du projet (ou du moins, une grande partie!) sur les épaules d’une seule ressource, ce qui risquerait de compromettre son bon déroulement, advenant une absence ou un imprévu. Pire encore, cela pourrait conduire à un épuisement professionnel – chose que l’on veut éviter à tout prix!
Une autre règle à observer lorsque l’on met en place une matrice des rôles et responsabilités est de ne pas avoir trop de A (approuver). Le fait de nommer trop de A implique un processus long et complexe pour aller chercher plusieurs approbations, ce qui ralentit continuellement le projet. Mieux vaut se demander quels sont les A vraiment nécessaires, quitte à désigner des I (informer). Après tout, il faut garder de la flexibilité dans nos projets!
« On veut que les gens soient engagés, ce qui nous aide à balancer le travail des ressources. Ni trop, ni trop peu pour que chacun voie qu’il fait une réelle différence. »
Audrey Dubois, MGP, PRINCE2, SAFe Agilist, directrice, Consultation en gestion de projet, GPBL Penser Projet
EN RÉSUMÉ
Les membres de l’équipe ont besoin de clarté et de transparence afin de se sentir impliqués et motivés à collaborer pour le projet. Voilà la raison pour laquelle on recommande de mettre en place une matrice des rôles et responsabilités qui tient la route!
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