Quelles sont les étapes de la gestion de projet?

Vous êtes nombreux à nous demander de résumer en quelques mots les grandes étapes en gestion de projet. Tout le monde sait qu’il y a un début, un milieu et une fin, mais comment naviguer efficacement entre les différentes phases de la gestion de projet sans s’y perdre?

Dans cette vidéo, Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet, et Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet, vous présentent un aperçu des étapes en gestion de projet.

Étape 1 : démarrage de projet

Tout projet débute avec la phase de démarrage de projet, une étape fondamentale où le chef de projet est appelé à définir et à positionner le projet.

“C’est de poser les bonnes questions, de ne pas se gêner à poser ces questions-là et de prendre le temps de les poser. C’est aussi de consulter notre équipe, car on n’est pas seul dans cette étape.”

Audrey Dubois, MGP, PRINCE2, SAFe Agilist, directrice, Consultation en gestion de projet, GPBL Penser Projet

Pour ce faire, il faut notamment se demander :

• Quels sont les besoins réels qui motivent le projet? Ce ne sont pas nécessairement les mêmes besoins que ceux exprimés!
• Quels sont les objectifs attendus pour ce projet? Quelles problématiques seront résolues à la suite de ce projet? Si le projet se réalise, quels seraient les bénéfices pour l’organisation? Et au contraire, si le projet ne se réalise pas, quelles en seraient les conséquences pour l’organisation?

Étape 2 : organisation et préparation

À cette étape, le chef de projet doit faire preuve de proactivité et engager les gens dans le projet pour assurer sa réussite. Il faut savoir que le rôle du chargé de projet s’élève de plus en plus à un niveau stratégique pour bâtir de la qualité, et ce, tant sur le plan de l’organisation du travail que sur celui de la livraison de la valeur avec le projet.

Concrètement, la mobilisation de l’équipe peut prendre plusieurs formes, que ce soit la consultation individuelle d’experts dans des domaines bien précis du projet ou encore un atelier de groupe. Le tout dans le but de définir clairement les activités du projet, le responsable de chacune d’entre elles ainsi que l’échéancier et le budget de chaque activité.

“S’il y a une étape de la gestion de projet où mettre beaucoup d’énergie, c’est bien celle de la préparation! Elle va nous permettre d’avoir une exécution proactive. »

Claude Palmarini, PMP, SAFe Agilist, directrice, Formations, GPBL Penser Projet

En ayant un plan de match auquel chacun a contribué et auquel tout le monde adhère, il devient beaucoup plus facile d’entamer ensemble la prochaine étape : l’exécution du projet.

Étape 3 : exécution et réalisation du projet

Cette étape sert principalement à suivre, à mesurer et à gérer le projet pour veiller à ce que tout se déroule de façon saine et harmonieuse.

« Les projets, c’est humain et ça doit rester plaisant. Ça ne veut pas dire qu’il n’y a pas de défis, mais on les gère ces défis-là. »

Claude Palmarini

Au-delà de la gestion des écarts qui peuvent survenir entre la planification et l’exécution, il est particulièrement important de maintenir un haut niveau de communication avec toutes les parties prenantes. Par exemple, on doit être en mesure de s’adapter et de faire preuve de flexibilité pour accueillir les demandes de changement qui arrivent en cours de route.

Sans oublier les rapports d’avancement, un outil formidable pour communiquer la progression du projet au client, mais aussi à l’interne, auprès de toutes les parties prenantes impliquées dans sa réalisation.

« Le rapport d’avancement est aussi un bel outil pour responsabiliser les gens, qui sont responsables d’une activité à l’intérieur du projet. Ils doivent prendre leur mesure, avoir la transparence requise pour nous informer afin qu’on puisse trouver des solutions en équipe. »

Claude Palmarini

Étape 4 : fin de projet

Trop souvent, on néglige cette étape, faute de temps ou de ressources. Pourtant, cette dernière phase est cruciale pour le moral de l’équipe et pour mieux planifier les projets à venir.

Pour ce faire, il faut non seulement mesurer l’atteinte des objectifs et les améliorations possibles en vue d’un prochain projet, mais aussi l’état de l’équipe derrière le projet. C’est entre autres là que la compétence reliée aux habiletés personnelles (soft skills) entre en compte.