Épisode #15 – Le dossier d’affaires : un incontournable en amont de tout projet

De plus en plus reconnu, le dossier d’affaires occupe un rôle critique en amont de toute la méthodologie en gestion de projet. Il sert principalement à cristalliser les besoins et à valider si l’organisation est en mesure d’y répondre au moyen d’un projet. En d’autres mots, le dossier d’affaires se veut une étude de faisabilité et de rentabilité avant même de passer à la gestion du projet lui-même.

Benoit Lalonde et Roxanne Laplante-Robert de GPBL Penser Projet sont unanimes : sans un dossier d’affaires bien ficelé, le cycle de vie du projet au complet risque de démarrer sur les chapeaux de roues! Un besoin mal compris ou l’escamotage de cette étape clé avant l’exécution du projet peut faire déraper l’échéancier, les coûts, voire le projet entier, étant donné les changements de cap qui en découleront.

Le dossier d’affaires de projet aide à prendre de meilleures décisions d’affaires, notamment quant à la faisabilité du projet, son ROI et la manière la plus efficace de le concrétiser. Pour monter un dossier d’affaires étoffé, il faut bien sûr comprendre le contexte en s’inspirant de la fiche de projet, des éléments contextuels et de l’historique de la situation donnée. C’est ce qui nous permettra, par la suite, de définir le besoin – un élément fondamental pour réussir tout projet, quelle que soit son envergure.

Mais au-delà de l’importance du dossier d’affaires, c’est surtout son aspect stratégique qui retient notre attention. En effet, le dossier d’affaires constitue un document percutant pour la gestion de portefeuille de projets d’une organisation. Il met en valeur un projet donné grâce à un argumentaire détaillé, favorisant du même coup sa priorisation par rapport à d’autres projets. Voilà ce qui en fait un puissant outil de communication pour aller chercher des sponsors de projet pleinement engagés!

Pourquoi est-il important de monter un dossier d’affaires pour vos projets?

• Le dossier d’affaires en gestion de projet contribue d’abord à bien cerner le besoin du client. Souvent, le client émet une solution à un problème rencontré. Le chargé de projet et son équipe ont la responsabilité de voir si ce qui est exprimé répond à un besoin réel découlant d’un objectif stratégique.
• Une fois le besoin établi, le dossier d’affaires vise à lister les options possibles pour y donner suite.
• Ultimement, un bon dossier d’affaires confirme aux gestionnaires la pertinence d’investir dans ce projet, parce qu’il correspond à un besoin stratégique de l’organisation.
• Et pendant l’exécution du projet, un dossier d’affaires bien monté évitera des demandes de changement parce que le besoin initial a été mal compris.

Comment monter un bon dossier d’affaires de projet?

1. Cristalliser le besoin derrière le projet, avec le demandeur (client), pour s’assurer que la problématique dans la fiche de projet soit claire (avec les inclusions et les exclusions) pour rendre le client imputable à l’aide d’une signature.
2. Identifier les options potentielles pour répondre au besoin et livrer le projet, afin d’établir les avantages et les inconvénients, les risques ainsi que les coûts et l’échéancier préliminaires pour la mise en place de chacune. 
3. Évaluer les options possibles avec une grille d’analyse multicritère pondérée pour dégager l’option gagnante.
4. Faire une proposition quant à l’option à privilégier avec une gestion des bénéfices que pourrait générer l’implantation de cette option.

Les pièges à éviter avec le dossier d’affaires

1. Ne pas considérer le dossier d’affaires comme une étape clé pré-projet. Avant même de se lancer dans la gestion du projet, il faut avoir pris le temps de préparer soigneusement le dossier d’affaires pour s’assurer de l’exactitude des informations que l’on dispose pour exécuter le projet.
2. Présumer que le besoin exprimé par le client est exact. Il faut pousser la réflexion plus loin et prendre un pas de recul pour déceler le véritable besoin du client.
3. Tenir pour acquis que la solution proposée par le client est forcément la bonne. La grille d’analyse multicritère pourrait effectivement mettre en évidence une autre solution beaucoup plus profitable ou moins risquée pour l’organisation.
4. Ne pas avoir de porte décisionnelle pour abandonner le projet, advenant que l’étude de faisabilité ne soit pas concluante.

« Le dossier d’affaires joue un rôle significatif avant même de considérer la gestion de projet. La sélection de l’option retenue est ce qui va générer le début du projet avec la charte de projet. Avoir une bonne fiche de projet, s’assurer de la cohérence avec la stratégie et avoir un bon dossier d’affaires permettront à la charte de projet d’être réalisée sur des bases plus solides. »

Benoit Lalonde, MGP, MBA, PMP, CPM, RMP

Pour savoir comment monter un dossier d’affaires étoffé, écoutez l’épisode 15 maintenant!