Pour qu’un projet tienne la route et se transforme en une réussite, il est impératif de se doter des bons outils pour le suivi de projet. D’où la nécessité des rencontres de suivi de projet, aussi appelées rencontres d’avancement de projet.
Découvrez, dans cette vidéo capsule avec Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet, et Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet, comment faire un suivi de projet efficace sur toute la ligne!
Rencontre de suivi de projet : 2 types bien distincts
Avant toute chose, il faut savoir qu’il existe deux types de rencontres de suivi de projet.
La rencontre de statut de projet est une rencontre d’équipe périodique et planifiée dès le début, c’est-à-dire en amont du projet. Peu importe sa durée, ce type de rencontre gagne à être prévu longtemps d’avance pour que tout le monde soit présent et bloque son agenda en conséquence. C’est là une affaire de constance.
Le rôle du gestionnaire de projet dans les rencontres de statut de projet consiste à être le facilitateur, celui qui va défaire les nœuds et identifier des solutions.
« On parle des vrais enjeux. On parle des vraies problématiques. On suit nos risques et on tombe en mode solution. On ne tape pas sur le clou d’un problème, mais on voit plutôt comment on peut le régler. C’est pour ça que tout le monde est assis autour de la table, pour avoir les idées de tout un chacun. Le gestionnaire de projet vient émulsionner cette créativité d’équipe.”
Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet
La rencontre d’avancement de projet est une rencontre avec le client pour bien répondre à ses besoins en informations. Que veut-il suivre? Que souhaite-t-il savoir du projet? En d’autres mots : quels sont les indicateurs de suivi pertinents au projet?
Chaque client a sa propre tolérance concernant l’avancement du projet et les risques de celui-ci. L’objectif ici est d’instaurer un langage commun et harmonisé avec le client pour qu’il comprenne lorsqu’on lui présente un rapport d’avancement de projet.
« Dans le rapport d’avancement de projet, on n’attend pas que le client nous pose des questions comme : pourquoi telle étape est dans le rouge? On arrive plutôt avec des solutions. »
Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet
Et surtout, s’il y a des problèmes, on les aborde de front et on propose tout de suite des solutions pour y remédier. Bref, on prône la transparence autant avec le client que l’équipe de projet pour donner l’heure juste à tout le monde.
Comment mettre en place un suivi d’avancement du projet?
Au-delà de la planification des rencontres à l’agenda des parties impliquées, il faut faire preuve de proactivité pour savoir de quoi il sera question dans ces rencontres de suivi de projet.
D’ailleurs, la création d’un plan se veut un outil de suivi de projet très efficace qui permet d’avoir une vue d’ensemble sur les moments charnières du projet pour mieux suivre son avancement au fil du temps.
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Vous ne savez pas par où commencer pour planifier vos rencontres de suivi de projet? Vous vous demandez comment rédiger un rapport d’avancement de projet? Nous vous offrons de télécharger gratuitement notre modèle de rapport d’avancement.
Vous y trouverez tous les éléments clés à inclure dans votre rapport d’avancement de projet destiné à votre client. Ce document comprend aussi un plan de rencontre pour vous aider à déterminer les informations dont vous aurez besoin en amont de la part de votre équipe avant chaque rencontre.
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La proactivité : la clé en suivi de projet
Une préparation adéquate, en amont du projet, est essentielle pour effectuer un bon suivi de projet tout au long de sa réalisation. Pour ce faire, le gestionnaire de projet doit prévoir les rencontres, se préparer avant chacune d’entre elles et se placer en mode solution pour affronter les problèmes au lieu de les esquiver ou de les reporter à plus tard.
« Être en mode solution va activer la performance de l’équipe ainsi que l’engouement et l’engagement du client envers le projet. »
Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet
EN RÉSUMÉ
Gardez en tête : proactivité et transparence pour conserver l’engagement de vos gens dans les équipes. C’est vraiment la clé pour une rencontre de suivi de projet efficace.