Épisode #12 : Pourquoi implanter un cadre de gouvernance?

Sujet qui fait de plus en plus jaser dans les entreprises et organisations, la gouvernance de projet demeure néanmoins un concept assez flou. Plusieurs confondent la gouvernance organisationnelle et la gouvernance de projet : deux types de gouvernance bien distincts. Ou encore, l’implantation de cadres de gouvernance dérange, étant donné que les gens n’auront plus le même contrôle ou la même mainmise sur l’ensemble des projets et des décisions.

Pour Benoit Lalonde et Roxanne Laplante-Robert de GPBL Penser Projet, cette situation est courante dans les grandes entreprises en gestion de projet. Pourtant, l’idée derrière le cadre de gouvernance des projets est simple : avoir les bons comités avec les bonnes personnes qui prennent les bonnes décisions pour faire la bonne reddition de comptes et une saine coordination du portefeuille de projets. Ultimement, c’est ce qui permet d’obtenir un portefeuille de projets efficace et efficient en lien avec la planification stratégique organisationnelle.

Dans un monde où nos entreprises se dirigent vers une obligation de résultats, « la gestion de projet est appelée à devenir une courroie d’engrenage extraordinaire dans les prochaines années », croit Benoit Lalonde. Le défi consiste maintenant à se focaliser sur le livrable et non sur le contrôle des gens. Tout est une question de confiance : « souvent, les gens les plus aptes à prendre une décision sont ceux sur le terrain, ceux qui savent ce qui est mieux pour l’organisation », ajoute Roxanne Laplante-Robert.

Fonctionnelle, matricielle (faible, équilibrée ou forte), par projet ou autogouvernée : quelle que soit la structure organisationnelle, il est possible, voire essentiel, d’implanter un cadre de gouvernance dans nos entreprises et organisations pour assurer plus de transparence et une bonne gouvernance.

Qu’est-ce qu’un cadre de gouvernance?

• Qui prend les décisions à quel niveau?
• Comment les décisions sont-elles prises?
• Comment la collaboration s’effectue?
• Comment la reddition de comptes se fait?

Avantages d’établir des cadres de gouvernance à différents niveaux (organisationnel, portefeuille, programme, projet)

• Mise en place de systèmes de valeurs et de structures pour atteindre les objectifs.
• Meilleure communication avec les employés et toutes les parties prenantes, y compris les citoyens.
• Plus de transparence et de cohérence grâce à des mécanismes qui transcendent les gens.
• Clarté des priorités et des projets de l’organisation pour tous.
• Besoin de prévision pour réduire les coûts et les impacts majeurs sur l’organisation.
• Accélération de la prise de décisions importantes pour coordonner la réalisation du portefeuille de projets.
• Moins de collusion, puisque la prise de décisions s’effectue par un comité et non une seule personne.

Deux éléments que l’on devrait absolument retrouver dans un cadre de gouvernance

• Les fonctions : la surveillance, le contrôle, l’intégration et la prise de décisions.
• Les domaines : l’alignement, les risques, la performance et la communication.

Un profond changement de culture s’opère actuellement dans nos organisations pour « déscléroser » les cadres de gouvernance trop rigides et les amener à redescendre vers les équipes.

Pour tout savoir, écoutez l’épisode 12 maintenant!