Comment réussir une réunion de lancement de projet?

Réunion par excellence pour officialiser le lancement d’un projet auprès des parties prenantes, la réunion de lancement de projet exige une bonne préparation. Communément appelée kick-off meeting, cette rencontre joue un rôle préparatoire indispensable pour le bon fonctionnement du travail d’équipe et la livraison du projet selon les contraintes.

Découvrez, dans cette vidéo capsule avec Audrey Dubois, directrice, Conseil en gestion de projet, et Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet, comment réussir votre rencontre de lancement de projet!

Quels sont les différents types de réunion de lancement de projet?

Avant toute chose, il faut savoir qu’il existe 2 types de réunion de lancement de projet (kick-off meeting) :

• la réunion de lancement avec l’équipe de projet;
• la réunion de lancement avec l’organisation.

Bien que ces deux rencontres de démarrage soient aussi importantes l’une que l’autre, nous parlerons ici de la réunion de lancement avec l’équipe de projet. Vous pourrez en apprendre plus sur la rencontre de lancement avec l’organisation (pour la gestion du changement) dans une prochaine capsule vidéo.

Qu’est-ce qu’une réunion de lancement de projet?

La réunion de lancement de projet permet de rassembler les membres de l’équipe et les parties prenantes du projet avant son démarrage. Le ou la chef de projet y communique alors les informations importantes du projet pour obtenir l’adhésion des divers acteurs du projet tout au long de sa réalisation.

« Kick-off de projet : on parle d’une première rencontre pour expliquer le projet, informer et engager notre équipe »

Audrey Dubois, MGP, PRINCE2, SAFe Agilist, directrice, Conseil en gestion de projet, GPBL Penser Projet

Comment organiser une réunion de lancement de projet?

La première étape est d’identifier qui sont les personnes clés à inviter à la rencontre de démarrage de projet. Ici, le ou la chef de projet doit tenir compte des parties prenantes impliquées dans le projet (ex. : fournisseurs, clients, responsables, etc.) pour déterminer lesquelles convier autour de la table au kick-off meeting.

Par la suite, le ou la responsable de projet doit établir l’objectif de la réunion de lancement de projet et le partager en amont aux personnes concernées. Cette démarche vise à éviter les surprises, les malentendus et la perte d’efficacité lors de la rencontre de lancement de projet.

Somme toute, la rencontre de démarrage sert à parler des contraintes du projet, c’est-à-dire le contexte, les objectifs, le budget et l’échéancier du projet. À ce stade, il faut s’assurer qu’il y ait une compréhension commune des rôles de chacun ainsi que de la vision du projet en vue de sa concrétisation.

Pourquoi faire un kick-off?

Dans les petites comme dans les grandes entreprises, la réunion de lancement de projet est souvent l’occasion pour les gens de se rencontrer en personne.

« On a sélectionné plusieurs experts et c’est la première fois qu’ils se retrouvent assis ensemble. Il est donc important de prendre le temps de faire un tour de table pour que les gens se présentent, expliquent d’où ils viennent et pourquoi ils sont ici. J’adore les activités de ice breaker pour détendre l’atmosphère et apprendre à se connaître!  »

Audrey Dubois, MGP, PRINCE2, SAFe Agilist, directrice, Conseil en gestion de projet, GPBL Penser Projet

En plus de susciter l’engagement et l’adhésion de tous au projet, la rencontre de démarrage permet aussi de créer un environnement authentique et bienveillant. L’idée est que chaque personne se sente en confiance pour exprimer ses besoins dans la réalisation du projet et indique ce qui lui est nécessaire pour bien performer.

D’ailleurs, le ou la chef de projet est appelé à bien cerner les forces et les faiblesses de chacun et chacune, tout en identifiant également les opportunités de développement des compétences.

Et après la réunion de lancement de projet?

À l’issue d’un kick-off de projet, on a habituellement une ébauche des attentes de l’équipe de projet envers le ou la chef de projet et vice-versa. C’est aussi le moment de définir les valeurs et le cadre du projet pour que tous avancent dans la même direction. 

En d’autres mots, on couche sur papier les règles de fonctionnement de l’équipe en prévision de la réalisation du projet. Cela peut prendre la forme d’une charte d’équipe, plus ou moins volumineuse selon la nature du projet et le type d’organisation ou d’entreprise.